精準掌握客戶需求：從規格制定到報價分析
「我要如何滿足客戶的需要？」這個疑問，是所有 網頁設計 專案的起點。今天的分享將聚焦於如何將客戶的網站系統需求與功能，轉化為技術人員、工程師、開發商都能理解的規格文件。
我相信許多系統企劃和業務人員都曾面臨相同的挑戰：如何清晰地闡述客戶的系統需求？撰寫出的文件是否能被工程師理解？這樣的需求是否有辦法進行精確的估價？工時又該如何合理評估？
事實上，規格文件並無業界統一的標準格式。最重要的是，撰寫出的內容易於理解、方便評估、利於溝通。由於每家公司的作業模式不同，以下將以我的經驗為基礎，分享如何有效制定規格並進行報價。這對於打造各式網站，無論是專業的 形象式官網、功能完善的 購物網站、快速上線的 一夜式網站，或是獨一無二的 客製化網站，都至關重要。如同 史蒂芬金創意設計 在面對不同客戶的 網頁設計 需求時，總是從細節入手，力求精準。
1. 回歸需求原點：流程圖的強大應用
在開始製作流程圖之前，我想先分享過去常遇到的困擾：如何撰寫產品文件？是否有標準格式可供參考？流程圖應該如何繪製？又該在什麼階段繪製？
相信許多使用過流程圖工具的朋友都有類似的經驗。在接收到客戶的所有 網頁設計 需求後，整理規格表時往往會感到資訊繁雜，不知從何下手。此時，我最喜歡的做法就是著手繪製 網頁設計 流程圖，將客戶的各個重點需求視覺化地呈現出來。透過這樣的整理，能夠更輕鬆地掌握客戶的每一個細節需求，同時也能幫助自己重新審視，確保客戶提出的每一個功能環節都已確實被確認。
這讓我想起之前公司承接的一個大型商城製作案。客戶提出了大量的資料與需求，專案不僅需要實現大型商城的購物功能，還包含了完整的客戶管理系統、行銷系統、SEO關鍵字等複雜需求。當時，我正是遵循這個模式，逐步建立起客戶的規格表，才得以將客戶的需求轉化為具體的規格，並在與客戶確認需求及功能時，有效地節省彼此的時間，減少溝通誤差。
2. 打造工程師與客戶都能理解的規格表
在整理文件時，我最常擔心的幾個問題是：工程師是否會仔細閱讀文件？他們是否會按照規格進行開發？文件發送後是否能得到及時的回應或回饋？文件是否只有我在看？
在這個階段，我們的主要工作是將整理出的流程圖轉化為規格表。然而，要確保同一份文件能夠同時滿足客戶和工程師的需求，實際上是「不可行的」。
客戶更關心文件內容是否符合其需求，以及報價是否在預期範圍內。而工程師則更注重重點摘要。大多數工程師不喜歡閱讀冗長的文件，他們偏好將複雜的功能轉化為簡潔易懂的文字，甚至希望一個詞就能完整表達所有功能。
因此，我們的做法是準備一份簡潔的規格表和 UI 介面圖。圖像永遠比文字更能清晰地表達意圖，在討論時可以更有效地溝通細節，確保所有人在實作階段的認知一致。附上流程圖更是基礎中的基礎，即使只是手繪的草圖也有其價值！這對於確保最終的 客製化網站 能符合客戶的期望至關重要。
接下來是「報價內容」。報價是一個既有趣又重要的環節。我通常在估價前，會以工時成本作為基礎。工時成本涵蓋了水電、薪資、房租、勞健保等，以 3500 元作為基本底數是相對合理的數字（每間公司的工時成本不同，可自行精算調整）。因此，無論是工程師還是設計師，一天的工時成本暫定為 3000 元。
我會將系統開發劃分為三個主要部分進行估價：網站系統設計、切版處理、程式製作。以下是我的估算方式：
- 系統設計： 根據程式規格表和 網頁設計 架構圖計算總頁面數。若系統總共有 15 頁，通常會增加 3-4 頁作為預備，因此預計製作 19 頁。接著與設計師討論 15 個頁面所需的時間，並自行評估 19 頁設計師可能需要的時間，以及是否需要商業攝影及其時程。通常，網頁設計 首頁視覺定稿和來回修改確認是最耗時的。若設計師預估需要 12 天，根據我的經驗判斷，整個版面可能需要 19 天才能完成，再加上 1-2 天整理圖層，最終總計為 21 個工作天。
- 切版處理： 切版部分需要特別注意，設計師會完成所有頁面的對位圖，但有些頁面是重複的，在估算時會將其扣除。假設需要切版的頁面為 14 頁，這部分的工作天數主要依據切版設計師的評估，總計為 10 個工作天。
- 程式製作： 這部分通常最耗時。我會與工程師詳細討論各項功能，因為前台的動態效果和後端程式邏輯所需的處理時間不同。對於前台的動態效果，我會尋找已有的或類似的系統作為參考，因為只要有先例，工程師通常都能順利完成。在評估過程中，工程師會參考程式規格表和網站系統架構圖。為了加速工程師的評估和後續製作時間，最好能提供參考系統供其參考。工程師回報的工作天數為 25 天，我個人會再加上 5 天的緩衝期，最終總計為 30 個工作天。
當然，上述預估主要基於我們公司內部的團隊及其熟悉度，每間公司或專案的具體情況不同，所需的時間預估也會有所差異，因此並無絕對的標準，單純取決於團隊的實力和默契。
- 總製作天數： 21 (系統設計) + 10 (切版處理) + 30 (程式套版) = 61 個工作天。
- 製作成本： 61 (天數) x 3500 (工時成本) = 213,500 元。
- 報價： 213,500 x 1.6 (利潤可自行調整) = 341,600 元。
- 含稅價： 341,600 x 1.05 (稅) = 358,680 元。
上述三個階段也是一般網站系統製作的流程。透過這樣的評估方式，我們可以得到總工作天數、製作成本和最終報價。這是我個人常用的評估方法，不一定適用於每間公司，但可以確定的是，身為系統企劃或專案經理，建立一套自己的估價基準是非常重要的。這能幫助您更有效地與客戶溝通，並確保 網頁設計 專案的順利進行，無論是打造精美的 形象式官網、功能強大的 購物網站，或是獨特的 客製化網站。
